Naam activiteit

0.1.1 Verbeteren bestuurscultuur

0.1.2 Groeien naar een verbindende gemeente

0.1.3 Invullen bestuurlijke rol als samenwerkingspartner

0.2.1 Afronden lopende projecten voor start nieuwe projecten

0.2.2 Datagedreven sturen als vernieuwende sturingspraktijk

0.2.3 Harmoniseren gemeentelijke regelingen

0.2.4 Ontwikkelen naar een moderne en professionele organisatie

0.2.5 Verbeteren dienstverlening aan inwoners en ondernemers

0.2.6 Opstellen integraal huisvestingsplan (IHP)

0.2.7 Invoeren Wet Open Overheid

0.3.1 Uitvoeren Planning & Controlcyclus

We verbeteren de bestuurscultuur en samenwerking om er zo optimaal mogelijk te kunnen zijn voor onze inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties. Daarbij streven we naar een meer open en transparante samenwerking tussen raad, college en ambtelijke organisatie. We werken als eenheid met duidelijkheid over eigen rollen.

Stand van zaken

We streven naar een open communicatie, goede omgangsvormen en duidelijke bestuurlijke gewoonten. Daarvoor zijn meerdere partijen nodig. Het is een samenspel tussen raad, college, griffie en ambtelijke organisatie. Tijdens een bijeenkomst van de raad en het college in het voorjaar van 2019 is naar voren gekomen dat het versterken van duidelijkheid over de eigen rollen aandacht behoeft. De verdere uitwerking daarvan is nog onvoldoende tot zijn recht gekomen en zal voor de komende tijd een punt van aandacht blijven. We blijven hierover met u in gesprek. Vanuit de Zevenaar Academie zorgen we ervoor dat medewerkers trainingen krijgen aangeboden waardoor zij meer inzicht krijgen in het werken in een bestuurlijke omgeving. Hierbij geven de griffie en een raadslid een toelichting en gaan we in op de verschillende rollen. Tevens bezoeken we met de groep medewerkers een raadsvergadering.

Na het vertrek van de huidige griffier zal in samenwerking met de nieuwe griffier het proces tot het verbeteren van de bestuurscultuur weer worden opgepakt. Zodra de tijdsplanning bekend is, wordt u geïnformeerd

We staan voor een gemeente die weet wat er leeft in de samenleving en in de verschillende kernen van de gemeente. We zetten in op nabijheid. Dit betekent korte lijnen met onze inwoners, verenigingen, dorps- en wijkraden, ondernemers en maatschappelijke organisaties. We ontwikkelen nieuwe vormen van participatie waarbij initiatief vanuit inwoners centraal staat. Vanuit het programma 'Zevenaar Verbindt' zetten wij in op het verder versterken van de verbinding met de inwoner, de verbinding tussen bestuur en organisatie en de verbinding binnen de organisatie.

We werken vanuit de focuspunten: gastvrij, verbindend en service op maat. Daarbij hebben we een ja, mits....houding.
·Nieuw beleid ontwikkelen we samen met inwoners. We betrekken hen in een vroeg stadium.
·Bij nieuwe (ruimtelijke) ontwikkelingen worden initiatiefnemers verantwoordelijk om in een vroeg stadium met de omgeving te overleggen. We faciliteren waar nodig.
·We delen goede voorbeelden van participatie met elkaar en met onze samenleving.

Stand van zaken

Doeduiten
In maart 2019 zijn we gestart met de Doeduiten. Hiermee ondersteunen we nieuwe initiatieven van onze inwoners om de gemeente levendiger en vitaler te maken. Er zijn diverse initiatieven ingediend, variërend van een bijenproject bij meerdere basisscholen tot een kunst- en cultuurmarkt op het Raadhuisplein. De verwachting is dat we in 2019 het budget voor de Doeduiten volledig benutten.

Contacten met dorpen en wijken
De drie contactpersonen voor de dorpen en wijken zijn een belangrijke schakel tussen de gemeente en onze inwoners. Zij zijn daarvoor veel aanwezig in de wijken en dorpen. In alle dorpen is een dorpsraad en met enige regelmaat zijn de dorpswethouder en de ambtelijke contactpersoon hierbij aanwezig om goed te weten wat er speelt. Hierdoor zijn de lijntjes veel korter. Voor de wijken in de kern Zevenaar is nog geen vaste overlegstructuur. Om dit verder op te bouwen in juni 2019 is een inwonersdiner georganiseerd voor diverse mensen die actief zijn in de wijken van de kern Zevenaar om daarmee een start te geven aan een netwerk.

Inwonerspanel Zevenaar verbindt
Met het inwonerspanel vragen wij inwoners om 2 tot 4 keer per jaar hun mening te geven over diverse onderwerpen. Zij kunnen dit doen door zich via internet aan te melden. Het inwonerpanel groeit gestaag, van 200 inwoners eind vorig jaar naar 450 inwoners medio dit jaar. In januari zijn inwoners via het panel benaderd met vragen over vrijetijdseconomie en in juni over de winkeltijden. De verwachting is dat er in het najaar nog een inwonerspanel wordt gehouden.

Burgemeesterspreekuur
De burgemeester heeft iedere twee weken een spreekuur in het gemeentehuis en dit wordt goed bezocht. Tijdens het spreekuur is altijd een contactpersoon voor de dorpen en wijken aanwezig die ervoor zorgt dat eventuele acties die voorvloeien uit het gesprek zo snel mogelijk ambtelijk worden opgepakt. De bezoekers ervaren het als een prettige en laagdrempelige manier om in contact te komen.

Meer werken in verbinding met inwoners
In april is een bijeenkomst georganiseerd voor alle medewerkers van de gemeente waarin we stil hebben gestaan bij hoe we meer met elkaar en met onze inwoners in verbinding kunnen samenwerken. In aansluiting daarop hebben alle afdelingen vervolgsessies gehad waar concrete verbeteracties in gang zijn gezet.

Beleidsontwikkeling
Zoals het coalitieakkoord aangeeft is participatie onze nieuwe standaard. Bij de beleidsstukken die de afgelopen tijd tot stand zijn gekomen is dit dan ook op verschillende manieren ingezet. Enkele voorbeelden daarvan zijn:
Warmtevisie:  beleid is samen met stakeholders opgesteld en er is een informatieavond voor inwoners georganiseerd
Subsidiebeleid: het conceptbeleid is in overleg met mensen uit het werkveld opgesteld, daarna is het ter consultatie voorgelegd aan betrokken partijen
Vrijetijdseconomie: inwonerspanel is gebruikt bij de voorbereidingen, daarna is samen met ondernemers, andere overheden en inwoners een beleidsnota opgesteld.

Voor de uitvoering van een aantal taken werken we samen in verbonden partijen. Meer dan voorheen gaan wij ons als samenwerkingspartner inzetten om binnen de samenwerkingsverbanden de gezamenlijk bepaalde doelstellingen te halen. Dat kan door posities in te vullen binnen het dagelijks bestuur of door een trekkersrol binnen een portefeuilleoverleg of bestuurscommissie te vervullen. Dit vraagt de inzet van meer ambtelijke en bestuurlijke capaciteit. In een nog op te stellen kadernota Verbonden partijen stellen we medio 2018 een afwegingskader voor over het aangaan van samenwerkingsverbanden. Ook geven we aan hoe we de positie van de gemeenteraad ten aanzien van die verbonden partijen kunnen versterken.

Stand van zaken

In januari 2019 is de nota verbonden partijen door u vastgesteld. Deze nota  zorgt voor nieuwe en werkbare afspraken over een betere sturing van de verbonden partijen geleid.  De informatievoorziening aan de raad bij de beoordeling van de jaarstukken en begroting hebben we verbeterd onder meer door de toevoeging van een dashboard met de meest relevante gegevens van de verbonden partijen.
In de nota is vastgelegd dat het toezichtarrangement op de verbonden partijen wordt bepaald via een gedegen risicoanalyse en een op basis daarvan verkregen risicoprofiel. In de zomer van 2019 is software pakket van Naris voor de gemeentelijke verbonden partijen  van Zevenaar ingericht. De accounthouders hebben een opleiding gehad. Nu wordt het systeem gevuld en kunnen de risicoanalyses worden opgesteld.

We willen de basis op orde hebben. Dit betekent dat we lopende projecten afronden, voordat we met nieuwe projecten beginnen. We willen 'in control' zijn. Deze gedachte past binnen de professionalisering van het planmatig werken, dat een onderdeel is van het programma organisatieontwikkeling. Binnen dit programma worden de komende jaren vele activiteiten en projecten opgezet en uitgevoerd. Eén daarvan is de genoemde professionalisering. Dit traject draagt bij aan de verbetering en groei van onze kernwaarden: Resultaatgericht, Klantgericht en Samenwerkingsgericht.

Stand van zaken

In 2019 zijn en worden diverse trainingen aangeboden, die bij moeten dragen aan het beter planmatig werken binnen onze organisatie. Dit met als doel om een verdere groei van onze kernwaarden te bewerkstelligen. Resultaten hiervan zijn voor de raad o.a. zichtbaar door de opzet en inhoud van diverse beleidsnota's.

Datagedreven sturing is het vermogen om op basis van het verzamelen en analyseren van data tot sturing op de gemeentelijke thema’s te komen. Wij gaan systematisch deze nieuwe werkwijze in het primaire proces opnemen. Dit brengt met zich mee dat we een aantal organisatorische en technische condities planmatig verbeteren. Te denken valt aan competentieontwikkeling, het werken met een datastrategie en de ontwikkeling van open data. Daarbij hebben we nadrukkelijk oog voor de risico’s en ethische vraagstukken die deze ontwikkeling met zich meebrengt.

Stand van zaken

Wij hebben aan de hand van een plan van aanpak bepaald dat we de positie innemen van de slimme volger. Om dit te bereiken is er een organisatieplan opgesteld waarin de organisatorische en financiële consequenties van datagedreven sturen zijn opgenomen. Parallel hieraan lopen er verschillende initiatieven in Zevenaar waarmee we in de praktijk ervaring opdoen met datagedreven sturing en zijn de beschikbare databronnen in beeld gebracht. Het gaat dan bijvoorbeeld om het bouwen van en werken met dashboards op de gebieden sociale domein, vergunning- en dienstverlening.

Op basis van een inventarisatie gaan wij de voorschriften (in de vorm van verordeningen, regelingen en beleid) harmoniseren.

Stand van zaken

In het voorbereidingstraject van de herindeling is door ons geïnventariseerd welke voorschriften (in de vorm van verordeningen, regelingen en beleid) wij moeten harmoniseren. Hier hebben wij een prioritering aan gekoppeld. De regelingen met een hoge prioriteit zijn voor een belangrijk deel geharmoniseerd. Voor een aantal onderwerpen geldt, dat ze  in 2021 via de Omgevingswet moeten worden opgepakt. Voor die gevallen wordt voor het overgangsjaar 2020 afgezien van harmonisatie en zo nodig het beleid of regelgeving van een van de voormalige gemeenten voor het gehele grondgebied van toepassing verklaard. De overige regelingen harmoniseren wij uiterlijk op 1 januari 2020.

We zijn een aantrekkelijke, professionele en duurzame werkgever en mensen werken graag bij ons in Zevenaar. Medewerkers zijn toegerust om in steeds veranderende contexten hun werk te doen. Ze zijn goed opgeleid, flexibel in hun gedrag en communicatie. We zijn in staat het werk af te stemmen op de uitdagingen in de samenleving. We nemen medewerkers mee in veranderingen en toekomstige ontwikkelingen. Zij zijn zelf actief in hun eigen loopbaanontwikkeling. We volgen de resultaten van ons HR-beleid.  Er is een veilig werkklimaat waarin we transparant en open zijn. Onze processen en werkafspraken ondersteunen dit.

Stand van zaken

HR-kadernota 2018 - 2022 'Een lerende organisatie, flexibel en verbindend'
In 2019 wordt de HR kadernota vastgesteld.  Hierin staan onze ambities en doelstellingen voor de ambtelijke organisatie die we in deze collegeperiode  gaan bereiken. De ambities zijn: We willen een duurzamere, aantrekkelijkere en professionelere werkgever zijn. In de HR kadernota is dit uitgewerkt in doelstellingen.

Zevenaar Academie
In 2019 zijn ruim 40 trainingen aangeboden. Deze trainingen variëren van basisvaardigheden, vakinhoudelijk en persoonlijke ontwikkeling. In 2019 is daarnaast Europese subsidie ontvangen zodat ook trainingen rondom Vitaliteit georganiseerd zijn.  Ruim 90% van de medewerkers heeft een training gevolgd. Met de opzet van de Zevenaar Academie zijn we in staat om voor hetzelfde budget meer medewerkers te trainen. We stimuleren hiermee tevens ontmoeting tussen medewerkers van verschillende afdelingen waardoor we ons steeds meer ontwikkelen als netwerkorganisatie. Daarnaast zijn er ruim 15 interne trainers, die na begeleiding en/of opleiding nu zelf trainingen geven. Hiermee kunnen mensen hun talenten ontwikkelen en borgen we kennis in de organisatie.

Teambuilding
Iedere afdeling heeft vanaf medio 2018 een teambuildingstraject gevolgd. In eerste instantie is dit vooral gericht geweest op elkaar beter leren kennen en goede werkafspraken maken. Vanaf medio 2019 staat de teambuilding meer in het teken van het werken in verbinding met de inwoners.

Managementdevelopment
Een veranderende samenleving en organisatie vraagt om een management dat hier sturing aan kan geven. In juni 2019 heeft het management 2 dagen de tijd genomen om stil te staan bij de belangrijkste uitdagingen, waaronder de bezuinigingen, die op Zevenaar afkomen en hoe zij daarin willen sturen. Daarnaast zijn leiderschap en samenwerking aan de orde gekomen.

Gesprekkencyclus
Vanaf 2019 voeren onze medewerkers minimaal 2 gesprekken per jaar. Een gesprek met een collega, klant en/of maatschappelijk partner en een met de leidinggevende. Dit zijn zogenaamde POWER-gesprekken gericht op Persoonlijke Ontwikkeling, Werkplezier, Eigenaarschap en Resultaten. De medewerker heeft de regie en bepaalt zelf waar, wanneer, waarover en hoe het gesprek wordt gevoerd. Het verslag van het gesprek met de leidinggevende komt in het personeelsdossier.

Interne coaching
We zijn een lerende organisatie, waarin we verwachten dat  mensen elkaar feedback geven die erop gericht is processen en samenwerking te verbeteren.  Het is daarbij belangrijk om reflectie in te bouwen en om mensen te ondersteunen. In de eerste helft van 2018 zijn enkele medewerkers opgeleid als interne coach, zodat zij collega's kunnen ondersteunen in hun ontwikkeling.

We willen manieren onderzoeken om onze inwoners en ondernemers beter van dienst te kunnen zijn en hiervoor passende middelen ontwikkelen. De drie focuspunten uit de Dienstverleningsvisie 2018-2022 ‘Samen Sterker’: service op maat, verbindend en gastvrij zijn hiervoor de basis. Met de Monitor Dienstverlening willen we onze dienstverlening meten, brengen we ambities, doelstellingen en resultaten in beeld en willen we onze dienstverlening gericht verbeteren.  

Service op maat
We willen zorgen voor een optimale bereikbaarheid door extra capaciteit in te zetten op piekmomenten aan de telefoon en aan onze balies. In 2020 willen we dat 80% van de telefonische oproepen in het klantcontact centrum opgenomen wordt binnen 20 seconden en dat 80% van de contactverzoeken binnen 2 werkdagen worden afgehandeld.

We willen digitaal werken waar het kan en persoonlijk waar het nodig is. We willen onze digitale volwassenheid verhogen door aan te sluiten op landelijke voorzieningen en steeds meer formulieren digitaal en met DigiD beschikbaar te maken. Door uitvoering te geven aan het plan ‘Doorontwikkeling Digitale Dienstverlening’ willen we voldoen aan wetten en regels en willen we in 2020 op het landelijk gemiddelde digitale volwassenheid zitten

Verbindend
We willen inwoners vragen hun ervaring met ons te delen in de (spreekwoordelijke) reis die ze maken tijdens de oriëntatie, aanschaf en het gebruik van een product of dienst bij de gemeente. Dit noemen we een klantreis. Verbeteracties die hieruit voorkomen pakken we direct op. We willen onderzoeken hoe we de tevredenheid van inwoners verder kunnen verbeteren en voeren verbeteracties uit. In 2021 willen we de inwonerpeiling van waarstaatjegemeente opnieuw uitvoeren en willen we dat onze inwoners onze dienstverlening met minimaal met een 7 beoordelen.

Gastvrij
We willen de vaardigheid om klantgericht en gastvrij te werken verbeteren bij alle medewerkers door hier trainingen voor aan te bieden in de Zevenaar Academie.

Stand van zaken

Voor het verbeteren van onze dienstverlening stellen we onszelf meetbare doelen en voeren we verschillende acties uit die helpen deze doelen te bereiken.
Zo vergroten we onze bereikbaarheid door het rooster slimmer in te richten. Tijdens drukke dagdelen en verwachte piekmomenten roosteren we extra mensen in. We beantwoordden in het eerste halfjaar van 2019 66% van de inkomende oproepen in het klant contactcentrum binnen 20 seconden. We zorgen ook voor meer bewustwording bij onze collega’s rondom het op tijd terugbellen van de inwoner en handelden 67% van de contactverzoeken binnen 2 werkdagen af.
In het project Helder Schrijven maken we brieven naar inwoners en ondernemers leesbaarder en in het project Klantreizen verbeteren we het proces rondom het doorgeven van een verhuizing door de ervaringen te gebruiken met inwoners die onlangs zijn verhuisd.
We zorgen er ook voor dat inwoners en ondernemers steeds meer digitaal kunnen regelen als ze dit willen. Dit jaar zijn er 7 e-formulieren toegevoegd. Onder andere voor bezwaar indienen tegen een parkeerboete en het indienen van een klacht. We breiden de mogelijkheden uit waarop inwoners contact met ons kunnen opnemen en we onderzoeken LiveChat als nieuwe contactmogelijkheid. Door het ondernemen van onder andere deze acties zorgen we ervoor dat we de dienstverlening aan onze inwoners meetbaar en merkbaar verbeteren.   

Voor de uitvoering van het vastgoedbeleid voor alle gebouwen van de gemeente stellen wij een IHP op. Een IHP draagt bij aan het op peil houden van voorzieningen en daarmee ook aan de leefbaarheid in Zevenaar en de dorpen. Het beslaat meerdere accommodaties die ook meer beleidsvelden raken. Naast gemeentelijke gebouwen heeft het IHP ook betrekking op sport-, onderwijs-, sociaal-maatschappelijke en culturele accommodaties.
Het IHP is een strategisch plan dat aangeeft welke accommodaties wij willen behouden en welke wij op korte of lange termijn willen afstoten. Dit plan is een sturend instrument dat op termijn leidt tot besparingen op onderhoudsinvesteringen. Wij hebben dan grip op de middelen om onze gemeentelijke accommodaties goed, duurzaam en veilig te beheren en onderhouden. Om verwarring te voorkomen met het IHP onderwijs gaan wij nu uit van het opstellen van een Integraal Accommodatieplan (IAP).

Stand van zaken

In 2019 hebben wij extern opdracht verleend voor het opstellen van een Integraal Accommodatieplan (IAP). De werkzaamheden voor het opstellen van het IAP lopen op schema.

De Wet Open Overheid wordt naar verwachting in 2019 vastgesteld. Om de digitale informatiehuishouding voor onze inwoners, bedrijven en instellingen conform de filosofie van de Wet tijdig klaar te hebben, zetten wij in op drie onderdelen, te weten:
(1) in Liemers verband (met 1Stroom en de RID) gaan wij na of mogelijke vernieuwing van architectuur voor informatie- en archiefbeheer noodzakelijk is; hierover adviseren wij u te zijner tijd afzonderlijk;
(2) wij maken in de loop van 2019 een plan om de informatiehuishouding op orde te brengen om de vindbaarheid en ontsluiting te verbeteren;
(3) wij zorgen dat de huidige archieven digitaal op orde en duurzaam toegankelijk zijn.

Stand van zaken

De verwachting is dat het Parlement deze Wet in het najaar van 2019 vaststelt. De kern van de Wet is dat de overheidsorganisaties verplicht zijn om meer categorieën documenten actief openbaar te maken. In de kadernota is voor de invoering van de Wet een eenmalig budget in 2020 toegekend om genoemde onderdelen uit te kunnen voeren.

Wij geven uitvoering aan de planning- en controlcyclus door het opstellen van een kadernota, begroting, voortgangsrapportages en jaarstukken. Beschikbare middelen zijn integraal afgewogen bij de kadernota en de begroting. In 2019 gaan wij extra investeren in de doorontwikkeling van de P&C-cyclus. In 2019 voeren wij daarnaast een project 'Financiële Basis op orde' uit. Binnen dit project brengen wij het financieel beheer op orde, verbeteren wij de kwaliteit van het budgetbeheer, de budgetten en de financiële informatievoorziening.

Stand van zaken

De planning- en control cyclus 2019 loopt op schema. De 1e Voortgangsrapportage 2019 en de Kadernota 2020 zijn inmiddels vastgesteld. De Programmabegroting 2020 is in voorbereiding. Ook zijn de jaarstukken 2018 vastgesteld.
Een belangrijk aandachtspunt dit jaar is de bezuinigingsopgave die er voor ons ligt. Diverse zoekrichtingen zijn wij aan het uitwerken en zullen wij u in de Programmabegroting 2020 aanbieden.
Het project 'Financiële basis op orde' hebben wij succesvol doorlopen. De kwaliteit van de budgetten is verbeterd. De opbouw en onderbouwing is beter en we voldoen aan de voorschriften. De financiële effecten van het project hebben wij in deze voortgangsrapportage opgenomen. Het project heeft uiteindelijk structurele budgettaire ruimte opgeleverd.